Verfahrensordnung über das Beschwerdeverfahren gemäß § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Die MEDIAN Unternehmensgruppe übernimmt innerhalb ihres eigenen Geschäftsbereichs und innerhalb ihrer Lieferketten Verantwortung für die Erfüllung menschenrechtlicher und umweltbezogener Sorgfaltspflichten. Zum Risikomanagement der MEDIAN Unternehmensgruppe gehört ein Beschwerdeverfahren gemäß den Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.

Das Beschwerdeverfahren ermöglicht es, Personen Hinweise auf menschenrechtrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Pflichtverletzungen im Zusammenhang mit dem Handeln der MEDIAN Unternehmensgruppe oder dem Handeln ihrer Lieferkette, abzugeben.

Die über das Beschwerdeverfahren eingehenden Hinweise ermöglichen es der MEDIAN Unternehmensgruppe, auf Risiken oder Verletzungen frühzeitig zu reagieren und drohende Schäden abzuwenden.

Wer kann Beschwerden abgeben?

Über das Beschwerdeverfahren können Beschäftigte, Geschäftspartner, Lieferanten oder Dritte auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder auf die Verletzung menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten hinweisen.

Voraussetzung ist, dass die Risiken oder eine Verletzung der Pflichten in unserem eigenen Geschäftsbereich entstanden sind oder in unserer Lieferkette.

Wie können Beschwerden abgegeben werden?

Beschwerden können über die digitale Meldeplattform der MEDIAN Unternehmensgruppe abgegeben werden (https://median-kliniken.advowhistle.de/). Die digitale Meldeplattform ist ein besonders geschützter Kommunikationskanal, der direkt zu den Vertrauensanwältinnen und -anwälten der Kanzlei Bette Westenberger Brink führt, die wir mit dem Betrieb des Beschwerdeverfahrens beauftragt haben. Der Zugang zur digitalen Meldeplattform ist barrierefrei.

Hinweise können unter Angabe des eigenen Namens oder vollständig anonym, ganz wie von der hinweisgebenden Person gewünscht, abgegeben werden. Die Identität der hinweisgebenden Person bleibt in jedem Fall geschützt. Die Inhalte der eingehenden Hinweise werden nur dann an die MEDIAN Unternehmensgruppe weitergegeben, wenn die hinweisgebende Person den Vertrauensanwälten gegenüber ausdrücklich ihre Zustimmung erteilt. Sofern hinweisgebende Personen ihren Namen bei der Hinweisabgabe nennen, erfolgt eine Offenlegung der Identität ebenfalls nur dann, wenn die hinweisgebende Person der Preisgabe des eigenen Namens ausdrücklich zustimmt.

Die Vertrauensanwälte behandeln alle Hinweise strikt vertraulich und sind gegenüber der MEDIAN Unternehmensgruppe weder verpflichtet noch berechtigt, die Identität hinweisgebender Personen offenzulegen. Auf die digitale Meldeplattform haben ausschließlich unserer Vertrauensanwälte Zugriff.

Die Vertrauensanwälte können auch telefonisch oder per E-Mail kontaktiert werden. Hinweisgebenden Personen wird auch bei diesen Kommunikationswegen der gleiche Vertraulichkeitsschutz gewährt. Sofern die telefonische oder E-Mail-Kommunikation eine Übermittlung von Informationen zur Identität beinhaltet, werden diese vertraulich behandelt.

Wie läuft das Beschwerdeverfahren ab?

Der hinweisgebenden Person wird der Eingang des Hinweises über das digitale Meldeportal bestätigt. In einer Erstprüfung, die von den Vertrauensanwälten durchgeführt wird, wird zunächst festgestellt, ob der eingegangene Hinweis in den sachlichen Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Es erfolgt eine Schlüssigkeitsprüfung des beschriebenen Sachverhaltes und eine rechtliche Einschätzung, ob der geschilderte Vorfall ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko oder eine Verletzung entsprechender Pflichten bedeuten kann.

Hinweise, die in den Anwendungsbereich fallen und schlüssig sind, werden als relevante Hinweise eingestuft und es wird seitens der Vertrauensanwälte eine weitergehende Sachverhaltsaufklärung initiiert. Die Vertrauensanwälte ersuchen die hinweisgebende Person bei Bedarf um weitere Informationen. Die Kommunikation kann ebenfalls vollständig anonym erfolgen. Bei der Hinweisabgabe wird für die hinweisgebende Person ein anonymes Postfach eingerichtet, mit dem jederzeit ein Austausch mit den Vertrauensanwälten möglich ist.

Wird im Zuge der Sachverhaltsklärung festgestellt, dass eine Verletzung menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten vorliegt oder ein Risiko besteht, dass eine Solche eintritt, werden zeitnah durch die MEDIAN Unternehmensgruppe geeignete Abhilfemaßnahmen ergriffen. Dazu geben die Vertrauensanwälte die Informationen unter Beachtung der Vertraulichkeit an die intern zuständige Stelle weiter.

In der MEDIAN Unternehmensgruppe ist für die Bearbeitung von menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Beschwerden der Menschenrechtsbeauftragte zuständig. Der Menschenrechtsbeauftragte ist Bestandteil der Stabsstelle Recht & Compliance und bearbeitet Beschwerden unabhängig und unparteiisch. Sie können den Menschenrechtsbeauftragten unter folgenden Kontaktdaten erreichen: via E-Mail an oder postalisch an MEDIAN Unternehmensgruppe B.V. & Co. KG, zu Händen des Menschenrechtsbeauftragten, Franklinstraße 28 - 29, 10587 Berlin.  Die hinweisgebende Person wird über die Abhilfemaßnahmen informiert.

Wie sind hinweisgebende Personen geschützt?

Die Vertrauensanwälte und der Menschenrechtsbeauftragte behandeln die von ihnen im Rahmen des Beschwerdeverfahrens erlangten Informationen grundsätzlich vertraulich. Dies gilt insbesondere für die darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Die Identität der hinweisgebenden Person wird, sofern diese überhaupt bekannt ist, und die hinweisgebende Person nicht die Möglichkeit der anonymen Hinweisabgabe nutzt, nicht offengelegt.

Etwaige gesetzliche und behördliche Offenlegungs- und Meldepflichten sind vom Grundsatz der Vertraulichkeit ausgenommen.

Innerhalb der MEDIAN Unternehmensgruppe tolerieren wir Verhaltensweisen, mit denen eine hinweisgebende Person diskriminiert oder Druck auf sie ausgeübt wird, nicht. Wir versichern, dass eine hinweisgebende Person, die in der Überzeugung handelt, dass ihre Darstellung der Wahrheit entspricht, keine Nachteile erfährt. Für die von einer Meldung betroffenen Personen gilt die Unschuldsvermutung, solange nicht der behauptete Verstoß nachgewiesen wird.

Datenschutz und Vertraulichkeit

Jeder eingehende Hinweis wird dokumentiert und unter dem Gebot der Vertraulichkeit bearbeitet. Bei der Entgegennahme von Hinweisen durch die Vertrauensanwälte wird die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sichergestellt. Eine Löschung personenbezogener Daten findet nach Zweckerreichung statt oder wenn kein berechtigtes Interesse mehr besteht, frühestens jedoch nach Ablauf der rechtlichen Archivierungs- und Bereithaltungspflichten.

Die MEDIAN Unternehmensgruppe bearbeitet alle erhaltenen Daten ebenso unter dem Gebot der Vertraulichkeit und stellt die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben sicher. Die innerhalb der MEDIAN Unternehmensgruppe mit dem Beschwerdeverfahren betrauten Personen sind zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Die Vertraulichkeit bezieht sich auf die hinweisgebenden Personen, die Personen, die Gegenstand der Meldung sind sowie sonstige in der Meldung genannten Personen.

Kosten

Das Verfahren ist für alle hinweisgebenden Personen kostenfrei.